7 Dicas para organizar a papelada

1. SEPARE COM CUIDADO OS DOCUMENTOS: Organize por categorias o que vai ser arquivado, como contas de consumo, documentos bancários, pessoais, profissionais e acadêmicos. Depois, guarde a papelada em pastas altas (a partir de 1,5cm) que permitam o uso de etiquetas de identificação. Use saquinhos plásticos para dividir o conteúdo de cada pasta. Na de contas, por exemplo, separe as faturas de energia elétrica, água e telefone. E procure sempre as guardar em ordem cronológica: as mais novas por cima das mais antigas.

2. USE CAIXAS OU GAVETAS NO DIA A DIA: Mantenha junto os papéis importantes e que não vão ser arquivados imediatamente. Assim, fica bem mais fácil encontrar qualquer documento que ainda não esteja na sua própria pasta, além de facilitar a separação e a pré-organização na hora de guardar cada coisa no seu devido lugar. Preserve a sua história: deixe suas fotos em uma caixa fácil de carregar em caso de emergência.

3. MATERIAIS A EVITAR: Papéis são sensíveis ao contato com alguns materiais. Clips e grampos de metal enferrujam, podendo manchar o papel e provocar acidentes durante a manipulação. Prefira os clips niquelados ou de plástico. Os elásticos de látex comum derretem e podem ser substituídos por saquinhos plásticos, que duram mais.

4. ELIMINE MAIS PAPEL: Bancos e operadoras de cartão de crédito já enviam um e-mail ou SMS para cada operação realizada. Assim, você pode dispensar a sua via de cada transação. Se possível, opte pelas contas on-line, que serão enviadas por e-mail e não precisam ser impressas: basta arquivá-las no computador. O mesmo se aplica aos pagamentos de contas que, feitos pelo site ou app do banco, geram um comprovante eletrônico.

5. NÃO GUARDE PAPEL À TOA: Todas as prestadoras de serviço devem emitir a Declaração de Quitação Anual de Débitos. Esse documento substitui os comprovantes do ano interior, que podem, então, ser descartadas. Ele é emitido sempre no mês de maio do ano seguinte ao dos pagamentos.

6. DOCUMENTOS PARA TER À MÃO: Mantenha numa pasta especial seus documentos que não são de porte obrigatório no cotidiano, como o passaporte, vias originais e cópias de certidões, documentos e cartões. Destrua os documentos antes de jogá-los fora. Lembre-se de cortar o chip ou a tarja dos cartões.

7. PRAZO PARA DEIXAR ARQUIVADO: A declaração de imposto de renda, os comprovantes de pagamento de IPVA e IPTU, por exemplo, só precisam ser guardados por cinco anos. Assim, comprovantes, faturas e outros pagamentos realizados até 31 de dezembro de 2012 podem ser eliminados sem medo.